سامانه مکاتبات اداری

اتوماسیون اداری

امروزه با گسترش بسترهای ارتباطی مجازی، کاربرد تکنولوژی و اطلاعات در بخش‌های زندگی به خوبی تبیین شده است. بطور کلی می توان استفاده از سیستم های الکترونیکی برای انجام امور روزمره را به عنوان اتوماسیون تلقی کرد. برخلاف تصور برخی از افراد اتوماسیون صرفا جایگزینی برای پرونده های کاغذی حجیم، ماشین های تحریر و ماشین حساب با کامپیوتر نبوده و سازمان ها با اهداف تغییر و بهبود خدمات و فرآیندهای خود از آن بهره می برند. سازمان نظام پزشکی جهموری اسلامی ایران نیز از این قاعده مستثنی نبوده و با استفاده از تکنولوژی های جدید و بسترهای ارتباطی نوین و رعایت تمامی الزامات امنیتی و قانونی اقدام به راه اندازی سامانه یکپارچه اتوماسیون اداری، تحت بستر وب نموده است که برخی از ویژگی های آن در ذیل آمده است:
- بهینه سازی ساختار و فرایندهای اداری و صرفه جویی در هزینه های ملزومات و منابع انسانی
- پشتیبانی کامل از انواع فرآیندهای داخلی و ارتباطات برون سازمانی بصورت الکترونیک
- بهره گیری از سیستم آرشیو و مدیریت انواع اسناد الکترونیک بصورت متمرکز
- اشتراک‌گذاری فایل‌ها و مستندات سازمان با رعایت سطوح و نوع دسترسی
- پیگیری و گزارش‌گیری بصورت پویا و با استفاده از حداقل اطلاعات لازم
- استفاده از روال ها و فرم های یکپارچه سازمانی در بستر اینترنت
- دسترسی امن به اطلاعات ذخیره‌ شده از هر نقطه و در هر زمان

در نگاه اول و با توجه به پراکندگی جغرافیایی واحدهای سازمان و تنوع ارائه خدمات آن این امر منجر به تسهیل امور، افزایش سرعت و ارتقا خدمات گردیده که همانا یکی از رسالت های اصلی سازمان نظام پزشکی جمهوری اسلامی ایران است.

  لینک ورود به سامانه مکاتبات اداری

 

سامانه مکاتبات فرآیند گردش مکاتبات سازمان

سامانه مکاتبات اداری دیدگاه، یکی از زیرسیستم‌های مجموعه نرم افزارهای اتوماسیون سازمان می باشد که در راستای اهداف فوق الذکر و در پی تائید ریاست محترم سازمان و تصمیمات اتخاذ شده معاونت پشتیبانی سازمان و واحد فناوری اطلاعات از تیرماه 1395 به منظور مکانیزه نمودن دبیرخانه ها، مکاتبات بین مدیریت ها، واحدها و سازمان های تحت پوشش خریداری، نصب و راه اندازی گردیده و کلیه نظام پزشکی های تابعه به طور کامل تحت پوشش این سیستم قرار گرفته اند. این سیستم مبتنی بر وب بوده و مراحل مختلف گردش نامه از جمله نامه هاي ارسالي و دريافتي و کار با کارتابل هاي مختلف را شامل می شود. يکپارچه سازي علميات گردش مکتوبات رسمی سازمان،حذف کاغذ، امکان کنترل گردش نامه و بررسي موقعيت نامه در هر لحظه، امکان پيگيري نامه هاي ارجاع داده شده، بايگاني الکترونيکي و بهره گيري از امضاء ديجيتالي در کارتابل الکترونيکي بخشی از فواید پياده سازي اين سيستم در سازمان مي باشد. سایر مزایای این سیستم عبارتنداز
1- صرفه جوئي در زمان
2-صرفه جوئي در فضاي بايگاني
3- تحول در امور دبيرخانه اي سازمان
4- بهينه سازي ساختار و فرآیندهای اداری
5- مديريت گردش كار مكتوبات و مستندات
6- كنترل سطح دسترسي كاربران به اطلاعات
7- رعایت سلسله مراتب اداري در چرخه مکاتبات
8- دسترسی به گزارشات واطلاعات جامع از نامه ها
9- دسترسي به آرشيو اطلاعات بدون محدوديت زماني
10 - امكان پيگيري يك نامه و چرخه طي شده آن در هر لحظه
11- نظارت متمرکز بر ساختار اداري، گردش نامه ها و عملكرد افراد
12- فرهنگ سازي در راستاي استفاده بهينه از ابزار IT در سازمان
13- فراهم نمودن امکان دسترسی به مکاتبات بدون محدودیت مکانی
14- پاسخگویی غیر حضوری به خدمت گیرندگان و تکریم ارباب رجوع
15 -صرفه جوئي در هزينه ها با استفاده کمتر از ملزومات اداري، منابع مالی و انسانی
16- انجام تعاملات فرآیندهای اداری بدون در نظر گرفتن زمان و مکان به واسطه ارتباط Online
17- دسترسي امن و آسان به اطلاعات در زمينه مورد نياز بصورت همزمان توسط افراد مختلف سازمان